Costes y precios de un Software de gestión de recursos humanos
Desde 4.23€ / empleado / mes
Rango de precios:
375€ a 22.000€
Mediana de inversión total:
3.750€
*Los precios incluyen los siguientes costes anuales: Implementación, mantenimiento y soporte.
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Precios de la implementación de un Software de gestión de recursos humanos por tamaño de empresa
| Tamaño empresa (nº empleados) | Precio |
|---|---|
| 1-3 | Entre 50€ y 375€ |
| 4-19 | Entre 625€ y 3.750€ |
| 20-49 | Entre 1.062€ y 6.593€ |
| 50-100 | Entre 3.750€ y 11.000€ |
| Más de 100 | Entre 5.562€ y 22.000€ |
¿Cómo obtenemos los precios?
Los precios que aparecen en este artículo proceden de información real, contrastada, revisada por expertos del sector y actualizada que recibimos de profesionales que han utilizado un Software de gestión de recursos humanos.
Precios de implementación y uso por empresas
Soluciones analizadas
Empresas asesoradas
¿Cuánto cuesta implementar un Software de gestión de recursos humanos?
Una equivocación en un departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) puede tener una consecuencia fatal para un empleado y para la empresa. Desde una equivocación en la nómina hasta, por ejemplo, no conceder unos días de vacaciones. Y es que las hojas de Excel infinitas o los correos cruzados es lo que tienen: dan lugar a la pérdida de datos y enlentecen el proceso. Por eso, estos departamentos necesitan de ayuda extra, de un software que centralice datos, automatice tareas y dé trazabilidad a cada decisión. Pero, ¿cuánto cuesta implantar un programa de gestión de recursos humanos?
A la hora de poner en marcha un software de Recursos Humanos, no existe una cifra única. El coste depende sobre todo del tamaño de la empresa y del alcance del proyecto. En las microempresas de 1 a 3 trabajadores, la barrera de entrada es muy baja. De hecho, más de un tercio invierte entre 1 y 500 euros. Además de eso, el comportamiento es muy parecido en el tramo de las empresas de entre 4 y 19 empleados.
Los datos muestran que alrededor de un 60% de las empresas arranca con inversiones por debajo de los 1.000 euros y cerca de una cuarta parte se sitúa entre 1.000 y 3.000 euros. Es decir, la mayoría de las pequeñas compañías pone en marcha su software de RR.HH. por debajo de los 3.000 euros. Esto significa que dan un paso más allá del plan gratuito, pero prefieren herramientas de gestión sencillas.
La situación cambia a medida que la empresa crece. De hecho, las compañías de entre 20 y 49 trabajadores se sitúan mayormente en el tramo que va de los 1.000 a los 3.000 euros. Un 31,65% de las empresas de este tipo gastan esas cantidades para poner en marcha los mejores software de gestión de recursos humanos.
Por su parte, un 25,32% de las compañías siguen mostrando cifras más moderadas, entre 1 y 500 euros y solo el 11,3% de las empresas salta al tramo de 3.000 a 10.000 euros. Cabe recordar que a partir de dicho tramo suele haber varios centros de trabajo, distintos responsables y departamentos, por lo que estos programas se hacen necesarios para estandarizar procesos entre departamentos, generar informes de absentismo o de rotación y mantener un buen sistema de control horario.
En las grandes organizaciones, de más de 50 empleados, hay gastos para todos los gustos. Un 29,7% de ellas invierte entre 1.000 y 3.000 euros y solo un 16,22% de las organizaciones gasta entre 25.000€ y 50.000€ en la implantación de este sistema.
Aquí es cuando el software de RR.HH se convierte en imprescindible en la empresa, que facilita su propio portal del empleado a los trabajadores y suelen diseñar tanto programas de onboarding como la automatización de los flujos de aprobación de vacaciones. Así los trabajadores pueden autogestionar muchas de sus decisiones sin tener que pasar primero por el departamento de Recursos Humanos.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementarlo ?
El miedo a quedarse sin un sistema de gestión de los recursos humanos de la empresa es uno de los grandes frenos de las empresas a la hora de implantar este software. Sin embargo, la realidad es bien distinta, la mayoría de las organizaciones consigue ponerlo en funcionamiento en periodos de tiempo razonables.
Los datos confirman que la mayoría de las empresas no se enfrenta a proyectos interminables, aunque los plazos sí se alargan a medida que crece la plantilla y se complica la gestión. Las microempresas son las que más rápido completan los plazos. Un 41,6% de ellas consigue tener implantado en menos de un mes el programa, mientras que un 50% de estas empresas se demora hasta los 6 meses. Estos proyectos son ágiles y se centran en configurar lo básico, como son las vacaciones, fichajes o documentación, motivo por el cual suele ser más rápida su implantación.
En el tramo de las empresas de entre 20 a 49, los plazos suelen ser algo más largos. Un 28,40% de las compañías implantan en menos de un mes este sistema, mientras que un 62,96% lo hace entre 1 y 6 meses y solo un 8,64% se sitúa entre 6 meses y 1 año. Y es que a partir de este tamaño organizacional suelen entrar en juego integraciones con nómina o control horario y la coordinación de varios responsables, de modo que es habitual reservar tiempo para pruebas, ajustes y formación, aunque sigue siendo un proyecto que se puede llevar a cabo en cuestión de meses.
Por contra, en las organizaciones de más de 50 trabajadores solo un 10,5% supera el año de implantación del proyecto. En este escenario, el software se suele desarrollar por fases, ya que son muchas las integraciones que deben completarse y se requiere de más tiempo para que el programa quede perfecto.
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¿Cuánto cuesta el mantenimiento de un Software de gestión de recursos humanos?
La verdadera relación cuando hay que poner en marcha un software de gestión de Recursos Humanos empieza cuando toca mantenerlo anualmente. ¿Se dispara la cuota o es un gasto asumible para la empresa?
Aunque parezca lo contrario, disponer de un programa de gestión de RR.HH en la empresa es toda una inversión. En las empresas más pequeñas, un 33,33% paga entre 1 y 250 euros al año; un 27,78% de ellas se mueve entre 250 y 500 euros y solo un 24,07% abona entre 500 y 3.000 euros. Tan solo el 11% declara no tener coste de mantenimiento, normalmente porque utiliza versiones muy básicas o promociones con soporte incluido.
En el tramo de 50 a 100 empleados el gasto anual se reparte entre varios rangos, con una clara tendencia hacia la franja media-alta. No hay empresas sin coste de mantenimiento y solo un 5,71% paga entre 1 y 250 euros y otro 5,71%, entre 250 y 500 euros. En este tipo de empresas, un 31,43% paga entre 6.000 y 20.000 euros debido a que esta herramienta se convierte en un producto autogestionable para los empleados.
Por su parte, en las empresas de más de 100 empleados el salto es definitivo. Prácticamente desaparecen los tramos más bajos y solo un 2,33% paga entre 1 y 250 euros. Por otro lado, un 30,23% suele pagar entre 3.000 y 6.000 euros y la mayoría, un 37,21%, entre 6.000 y 20.000 euros.
Es en este tipo de empresas donde la plataforma de Recursos Humanos cubre todo el ciclo de vida del empleado, desplegadas en varios países y con requisitos de seguridad, cumplimiento y soporte 24/7 que elevan el coste, pero también el nivel de servicio.
¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?
¿Cuándo dejará de ser el software de Recursos Humanos un gasto y se convertirá en un ahorro real? Los datos ponen de manifiesto que en la mayoría de los casos el retorno de la inversión llega antes de lo esperado, aunque es cierto que el tamaño de la empresa marca la diferencia.
En las microempresas alrededor de un 27,78% recupera la inversión en 6 meses o menos, pero la mayoría, un 72,22%, sitúa el ROI entre 1 y 3 años. Hay que tener presente que el impacto de este tipo de programas en la organización es grande y que el volumen de nóminas y procesos es tan pequeño que el ahorro económico tarda más en hacerse visible.
Conforme la plantilla crece, el retorno de la inversión también se acelera. En las empresas de 4 a 19 empleados, un 93,55% asegura recuperar la inversión en 6 meses o menos y solo un 6,45% necesita entre 6 meses y 1 año. Esto se debe a que cada automatización se multiplica por más personas, y las horas que RR.HH y responsables de departamentos dejan de invertir en tareas repetitivas se traducen muy rápido en euros. En el tramo de 20 a 49 empleados el patrón se equilibra y un 58,02% ve el ROI en 6 meses o menos.
Las grandes empresas, de entre 50 y 100 empleados también obtienen un retorno de la inversión rápido. Un 84% declara recuperar la inversión en 6 meses o menos, un 4% lo hace entre 6 meses y 1 año y un 12%, entre 1 y 3 años.
No obstante, dichos plazos no son fijos. El ROI se puede retrasar si la implantación se planifica mal, si los datos de partida están desordenados, si faltan integraciones clave y hay que seguir duplicando trabajo o si el equipo no adopta el sistema y tarda más en habituarse a él.
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¿Qué otros costes debo tener en cuenta a la hora de elegir un software para empresas?
¿Control horario? ¿Realizar las nóminas sin errores? ¿Dejar de gestionar ausencias por Whatsapp? Indudablemente, un software de gestión de Recursos Humanos es mucho más que un simple programa que se pone en marcha en la empresa. Sin embargo, su coste no termina una vez se ha implantado en la empresa, sino que va un poco más allá. Lo que marca la diferencia es verlo como un gasto o como una inversión.
Por un lado, la empresa debe elegir el modelo de licencia. Esto supondrá pagar un poco más, en el caso de que se opte por una licencia mensual, o pagar un coste “de por vida” con una licencia anual en la versión que se haya instalado. Al precio de la licencia habrá que añadirle el del número de usuarios que va a hacer uso de este programa de gestión de Recursos Humanos.
Una vez decidido eso, se debe pensar en los servicios de implementación y de formación para poder utilizar la plataforma y sacarle todo el partido. Cuanto más personalizado sea el proyecto y más procesos se quieran automatizar, más horas de consultoría se necesitarán, por lo que el coste también será mayor.
Y también y no menos importante es la integración que se va a hacer de la nueva plataforma de Recursos Humanos con otros sistemas que utiliza la empresa, como el software de contabilidad, el ERP, las plataformas de beneficios para los empleados… Optar por una solución escalable es la mejor inversión, ya que irá creciendo al mismo ritmo que la empresa, eso sí, ese crecimiento también supondrá un coste añadido a la inversión inicial.
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Preguntas frecuentes
¿Un software para recursos humanos también puede ayudar a mejorar la productividad de los equipos?
Sí. Al automatizar tareas como los fichajes, las solicitudes de ausencia o los informes de desempeño de los trabajadores, el equipo de Recursos Humanos ahorra mucho más tiempo y puede invertir esas horas en otras tareas, por lo que la productividad también aumenta.
¿Facilitan la gestión de permisos y vacaciones?
Por supuesto. Un buen software de RR.HH permite solicitar las vacaciones o ausencias de otro tipo como puede ser una ausencia médica o un permiso por maternidad o paternidad. Además, el propio sistema calcula los días disponibles y muestra un calendario global que permite una mejor planificación del equipo.
¿Es seguro almacenar datos confidenciales de empleados en la nube?
Si el proveedor del sistema cumple con el RGPD y con los estándares de calidad mínimos es seguro su almacenamiento en la nube. Hay que tener en cuenta que los sistemas cloud usan cifrado de datos, copias de seguridad, así como controles de acceso y sistemas de auditoría para saber quién ha visto o ha modificado los datos.
¿Qué beneficios estratégicos aporta más allá del ahorro de tiempo?
Permite obtener análisis detallados de los empleados, como el tiempo efectivo de trabajo, el absentismo laboral o las necesidades de formación. Con toda esta información se pueden tomar decisiones estratégicas que afecten a la plantilla y mejorar la experiencia de los trabajadores para que su rendimiento sea siempre mayor.
¿Qué implicaciones tiene qué mi software de recursos humanos no esté alineado con la legislación española?
Sin duda, es un riesgo para la empresa disponer de una herramienta que no cumpla con la normativa vigente. La compañía podría enfrentarse a sanciones importantes y tener errores en los datos que, por ejemplo, debe aportar a la Seguridad Social, por lo que podrían ser nulas algunas decisiones laborales. Esto se traduciría en un impacto económico y pérdida de credibilidad ante la plantilla.
- Escrito por:Rocío González
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