Precio Software de Control Horario 2026: Coste por usuario
Desde 1.94€ / empleado / mes
Rango de precios:
375€ a 13.750€
Mediana de inversión total:
2.000€
* Los precios incluyen los siguientes costes anuales: Implementación, mantenimiento y soporte.
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Precios de la implementación de un Software de control horario por tamaño de empresa
| Tamaño empresa (nº empleados) | Precio* |
|---|---|
| 1-3 | Entre 0€ y 375€ |
| 4-19 | Entre 375€ y 2.000€ |
| 20-49 | Entre 625€ y 3.750€ |
| 50-100 | Entre 2.000€ y 8.937€ |
| Más de 100 | Entre 3.125€ y 19.500€ |
¿Cómo obtenemos los precios?
Los precios que aparecen en este artículo proceden de información real, contrastada, revisada por expertos del sector y actualizada que recibimos de profesionales que han utilizado un Software de control horario.
Precios de implementación y uso por empresas
Soluciones analizadas
Empresas asesoradas
¿Cuánto cuesta implementar un Software de control horario?
El control horario en las empresas se ha convertido en los últimos años en una necesidad real. Ya no es algo que se pueda elegir de manera arbitraria, sino que es una norma que deben cumplir todas las empresas. La Inspección de Trabajo puede imponer sanciones si no se cumple y ante cualquier investigación, la compañía debe aportar datos fiables que tengan una cierta trazabilidad. En ese sentido, un software de control horario se torna indispensable para todas las empresas. Pero… ¿Cuánto cuesta ponerlo en marcha?
Las empresas que menos suelen gastar son las micropymes. En un 63% de ellas se abona menos de 500 euros para poner en marcha la herramienta para control horario. No obstante, en un 21% de los casos se suele invertir entre 1.000 y 3.000 euros. Se trata de costes asumibles que permiten a estas compañías disponer de datos fiables a la hora de gestionar las horas extra de los trabajadores, los turnos, el teletrabajo o las ausencias.
Los costes siguen siendo moderados en el segmento de empresas de entre 4 y 19 empleados. Aquí, más del 52% invierte también menos de 500 euros, aunque hay un tramo destacado de empresas, un 30%, cuya inversión se sitúa entre los 500 y los 1.000 euros.
Habitualmente, en el software de gestión, las grandes empresas son las que más desembolsan. Sin embargo, en el control horario ocurre algo curioso: en las compañías de más de 100 empleados, un 31% solo gasta entre 1 y 500 euros. Esto se explica porque habitualmente ya disponen de suites de RR.HH. completas y contratan únicamente el módulo de fichaje, reduciendo así la inversión específica.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementarlo ?
Una de las grandes ventajas de los software de control horario es que no exigen proyectos eternos y su implementación es relativamente sencilla. En ese sentido, en la gran mayoría de las empresas se tarda solo unos meses en ponerlo en marcha, no años, como ocurre con otros programas de gestión empresarial.
En las empresas de entre 1 y 3 trabajadores el proceso suele ser rápido. Un 60% de ellas completa el proceso en menos de un mes y tan solo un 5% de ellas necesita de seis meses a un año para llevar a cabo la implementación. ¿Por qué se suele tardar tan poco en estas compañías? Principalmente, porque tienen poco personal, las normas de fichaje son sencillas y no requiere apenas de integraciones con otras plataformas.
Cuando la empresa pasa a tener entre 20 y 49 trabajadores, el proceso tiende a alargarse. De hecho, la mayoría, un 68% completa la implantación entre 1 y 6 meses y tan solo el 27% la finaliza antes de un mes. Asimismo, los plazos también son asumibles para aquellas compañías que tienen entre 50 y 100 trabajadores, donde un 78% consigue implantar el software de control horario entre 1 y 6 meses. Se tarda habitualmente ese tiempo porque la configuración es algo más compleja y en ella entran turnos rotativos o el teletrabajo, por ejemplo.
Por su parte, las grandes corporaciones suelen necesitar casi un año para completar todo el proceso. Un 52% de ellas necesita casi un año para tener operativo el software de gestión del control horario. En este punto suelen entrar en juego integraciones con otros sistemas ERP, adaptación del programa a los distintos tipos de jornada laboral… por lo que se requiere planificar con mucho más detalle el proceso de implementación.
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¿Cuánto cuesta el mantenimiento de un Software de control horario?
El coste de mantenimiento de un software de control horario incluye las actualizaciones legales y técnicas, el soporte, por si algo falla, así como las copias de seguridad. Aunque se trata de un gasto recurrente, da seguridad al empresario de que el programa de control horario funcionará correctamente cuando sea necesario.
Así, las pequeñas empresas suelen invertir poco en el mantenimiento de este tipo de programas, por lo que los costes para ellas son asumibles. De hecho, un 60% de las empresas de entre 1 y 3 trabajadores pagan menos de 250 euros anuales en concepto de mantenimiento, y un 39% de las que tienen entre 4 y 19 trabajadores no superan los 500 euros de gasto.
La situación cambia a medida que la empresa tiene un mayor tamaño. Las compañías de más de 50 empleados invierten mayormente de 500 a 3.000 euros. En ese punto se sitúan el 42% de estas empresas, mientras que aquellas que superan los 100 trabajadores suelen invertir en un 42% de los casos entre 6.000 y 20.000 euros.
A la hora de valorar los números, hay que tener en cuenta que un software de control horario afecta directamente a las nóminas, al cálculo de las horas extra, al cumplimiento de la ley… Un error en este tipo de programas podría traducirse en una sanción de una cuantía considerable para la propia organización. Mantener el sistema actualizado y con el correspondiente soporte es mucho más económico que tener que enfrentarse a una sanción, por ello las empresas suelen invertir lo que sea necesario en su mantenimiento.
¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?
Aunque a priori no lo parezca, el software para control de horas trabajadas empieza a pagarse solo mucho antes de lo que suele imaginarse. Hay que tener en cuenta que un programa de este tipo facilita mucho la tarea al área de Recursos Humanos de la empresa, por lo que el Retorno de la Inversión (ROI), habitualmente empieza por ahí.
En las microempresas que tienen de 1 a 3 empleados el retorno es prácticamente inmediato. El 100% de ellas recuperan la inversión en 6 meses o menos. Aquí el impacto es directo, ya que cualquier hora ahorrada en controles manuales y excel se nota enseguida.
En el caso de las pymes se requiere de algo más de tiempo. Por ejemplo, las compañías de 20 a 49 empleados, un 58% recupera la inversión entre 6 meses y 1 año. Solo un 2,44% tarda más de 3 años. En este punto influye tanto la inversión inicial, como los procesos de la empresa, que son más complejos. Esto supone que haga falta un poco más de recorrido para que el ahorro acumulado en horas administrativas, menos errores y mejor control de horas extra compense por completo el desembolso.
Tampoco en las empresas de más de 100 trabajadores aparecen los retornos de la inversión superiores a los 3 años. En este tipo de empresas, un 84% consigue recuperar la inversión entre 6 meses y un año y es que cualquier ajuste en las horas extra o en el control de los equipos tiene un impacto económico positivo inmediato.
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¿Qué otros costes debo tener en cuenta a la hora de elegir un Software de control horario?
¿Hay más costes aparte de los ya mencionados que haya que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de control horario? Lamentamos decirte que sí.
El primer factor que hay que tener en cuenta es el modelo de despliegue que se utilice. Así, si se opta por un programa alojado en la nube, suele pagarse una cuota mensual o anual que incluye servidores, copias de seguridad y actualizaciones. Si, por el contrario, se opta por una solución on-premise, es la empresa la que asume la compra de los servidores, las bases de datos y el mantenimiento, por lo que la licencia sale más cara.
A todo esto hay que añadirle el coste de implementación. No es lo mismo una empresa cuyos trabajadores tengan los mismos turnos de trabajo, que una en la que los turnos sean más complejos, con teletrabajo o fichajes por proyectos.
Otro de los gastos que hay que tener en cuenta son los dispositivos físicos que puedan necesitar para implementar el control horario. Hay compañías que instalan terminales específicos en sus instalaciones, mientras que otras optan por un sistema accesible a través de una aplicación móvil, lo cual abarataría también los costes.
No hay que olvidarse de los costes de formación y soporte, ya que hay proveedores que pueden limitar el número de sesiones de formación inicial o cobran por cursos adicionales, por lo que si la empresa es muy grande y con muchos departamentos, puede ser que requiera de más horas de formación, algo que también influirá en el coste final.
¿Qué funcionalidades debe tener tu próximo Software de control horario?
Un buen software de control horario es mucho más que un programa que marca la hora de entrada y de salida del trabajador. Un buen programa de este tipo debe ayudar a la empresa a simplificar el día a día de su departamento de Recursos Humanos y dar información útil para tomar decisiones.
En ese sentido, es clave que disponga de un registro fiable de la jornada, o lo que es lo mismo, de los fichajes de los empleados. Aquí debe de disponer también de un buen sistema de trazabilidad, que indique quién ha modificado qué y que conserve los datos durante al menos cuatro años.
También es importante que disponga de un módulo de control de ausencias y de vacaciones. El sistema tiene que integrar las solicitudes de vacaciones, los permisos, las bajas médicas o de otro tipo.
A nivel de analítica, el software de control horario debe ofrecer un listado a Recursos Humanos de las horas trabajadas, las horas extra, la puntualidad del trabajador, así como las comparativas por centro o departamento y que estos datos sean exportables en otros formatos, como el PDF.
No hay que olvidarse tampoco de las integraciones, ya que este tipo de programas no se diseñan de forma aislada. El software de control horario debería poder conectarse con un ERP o cualquier otro programa de gestión que utilice la empresa.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la sanción por no tener un registro horario?
No llevar un registro horario o hacerlo de forma incorrecta es una infracción laboral grave. En ese sentido, si la infracción es leve, la empresa podría pagar hasta unos 750 euros, mientras que las graves podrían llegar a superar los 7.500 euros, en función del caso y del grado de la infracción.
¿Qué pasa si un trabajador no firma el registro?
La firma del trabajador no es el único medio para validar el registro. Por ejemplo, si el registro es digital y se registran de manera automática las entradas y las salidas, la firma del empleado no es necesaria. No obstante, el problema aparece cuando el trabajador se niega a validar sus horas. Aquí la empresa tendrá que demostrar que ha puesto a su disposición el sistema, que le ha informado sobre su uso y que le ha insistido en que lo utilice. Es importante documentar todos estos procedimientos, ya que ante una Inspección, si se diera este caso, la responsabilidad suele caer sobre la empresa.
¿Durante cuánto tiempo debo guardar los registros de jornada?
Actualmente, la normativa obliga a conservar los registros durante un mínimo de 4 años.
¿Qué métodos existen para fichar (app móvil, huella, web, terminal físico) y cómo afectan al precio?
Las empresas pueden elegir entre varios métodos de fichaje. Entre ellos destacan la aplicación móvil con o sin geolocalización, terminales físicos con tarjeta o huella dactilar o a través de portales web. Las opciones que contemplan la app móvil y la web suelen ser las más económicas. Hay que tener también en cuenta que cuanto más puntos de fichaje se coloquen en la empresa, más alta será la inversión inicial.
Si el software debe adaptarse a teletrabajo, turnos y cambios de horarios, ¿supone costes adicionales?
Todo depende del proveedor. Aún así, cuanta más complejidad tenga la herramienta, mayor impacto tendrá en el precio final. Cuando, por ejemplo, hay que implantar en la empresa un software de control horario que también incluya la gestión de distintos calendarios por sede, las jornadas partidas o turnos rotatorios, el tiempo de parametrización y de pruebas para que todo funcione bien, aumenta, por lo que esto se suele traducir siempre en mayores costes para las empresas.
- Escrito por:Rocío González
- Publicado:
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