La digitalización de las empresas, forzada por la trazabilidad de procesos, la eficiencia en tareas, los nuevos hábitos de trabajo, la coordinación de equipos o la transparencia en la comunicación, sin olvidarnos, claro, de la incorporación de normativas o de las ayudas públicas, ha hecho que la incorporación de soluciones digitales en los negocios haya tenido un crecimiento exponencial.
Pero, ¿Cuántas veces hemos escuchado estos años que la herramienta incorporada en la empresa no se adapta a la realidad? La disparada oferta de proveedores y la urgencia por adoptar aplicaciones y adaptarse a la normativa han provocado que algunas inversiones de tiempo en implementación y los presupuestos, una vez acaben las subvenciones, se vean ahora más como un contratiempo que como una mejora.
Por eso, si estás pensando en adquirir una solución empresarial o estás buscando cambiar la actual por otra que se adapte mejor a la naturaleza de tu empresa, debes tener en cuenta algunos detalles cruciales.
Aquí te dejamos los 8 aspectos más importantes para acertar en la elección de tu ERP:
1. Integración plena de las actividades de la empresa͏͏ ͏ ͏ ͏
La joya de la corona de cualquier sistema de gestión empresarial es, sin lugar a dudas, su capacidad para unificar todos los datos generados en los diferentes departamentos y hacerlos accesibles, analizables, transparentes y trazables. Desde contabilidad y legal, pasando por ventas y compras, hasta marketing, recursos humanos, inventario, producción͏, almacén…
Un sistema eficiente de gestión deja que todos los datos se gestionen fácilmente por una misma base en vez de generar duplicados improductivos, lo que mejora mucho la toma de decisiones. Gracias a esta unión —que no es poca cosa—, los equipos podrán tener acceso en cualquier momento a toda la información que necesitan para realizar bien las tareas, lo que además aumenta la productividad y disminuye los errores más comunes.
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2. Integración plena de las actividades de la empresa͏͏ ͏ ͏ ͏
Cada empresa es única y con planes de crecimiento diferentes. Por eso, un sistema de gestión para una pyme de quince trabajadores no puede tener las mismas características que uno hecho para una multinacional de cientos de empleados. Los proveedores lo saben y entre algunas de las características que incorporan es poder dimensionar el software con los módulos que realmente necesitan, como por ejemplo un sistema específico para contabilidad, para mantener inventario o para dirigir proyectos.
Al mismo tiempo, debe tener la posibilidad de agregar ͏nuevas opciones conforme va creciendo o incorporando áreas. Un ERP escalable asegura que el programa pueda crecer con tu negocio sin necesidad de llevar a cabo cambios significativos. Lo que conlleva un ahorro de tiempo y dinero a largo plazo.
3. Acceso desde cualquier parte gracias a la nube͏
Las nuevas modalidades de trabajo o la deslocalización de algunos departamentos o de la producción hacen que sea necesaria la disponibilidad de acceso a la información desde cualquier lugar y momento. Los datos recopilados por Cleverals en cuanto a la adopción de ERP por parte de los clientes son claros: cada vez más negocios eligen los ERP con capacidad de acceso y almacenamiento en la nube. Esta solución hace mucho más fácil el trabajo a distancia, la movilidad del negocio y también baja los costos de estructura porque no es necesario mantener un elevado coste de servidores físicos.
Por su parte, los sistemas ERP que están en la nube dan mayor seguridad, realizando copias de seguridad de forma constante, autónoma y sin que los procesos se detengan.
4. Automatización de tareas
Otro de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la capacidad de automatizar esas tareas repetitivas que tanto tiempo ocupan (facturas, producción, proveedores, inventario, envíos de correo, etc.). Esto no solo ahorra horas de dedicación, sino que también disminuye los errores sistémicos y aumenta la eficacia en el trabajo de forma notable.
La automatización con ERP es más importante que nunca en áreas como control de flotas, logística, ecommerce o procesos industriales, donde la gestión del tiempo y los recursos no es solo relevante, es esencial.
5. Personalización y uso autogestionado
Cada negocio tiene procesos y planes adaptados a sus necesidades, por eso un ERP que se puede adaptar y ajustar es clave. Un software ERP ideal debe dejar modificar los paneles, datos y modos de trabajo a las exigencias particulares de cada negocio͏͏͏.
Además, la facilidad de uso para todos los empleados de cada departamento, así como una interfaz intuitiva y bien hecha, ayuda mucho la transición y mejora la experiencia, aspectos muy importantes para asegurar que adopten el sistema con rapidez.
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6. Seguridad y cumplimiento normativo
La utilización y gestión de información sensible es seguramente una de las tareas más cruciales de un ERP. No se pueden permitir fallos en este punto y para ello debe tener fuertes medidas de seguridad, cifrado de datos y control completo sobre los accesos, asegurando de este modo que toda la información esté segura ante amenazas cibernéticas.
Además, es esencial que el sistema siga todas las normativas legales actuales, como la protección de datos y las leyes fiscales específicas del área donde se ubica la empresa. De esta forma aseguras confianza por parte de los usuarios y se evitan sanciones legales.
7. Reportes detallados y análisis dinámicos
Un buen ERP para gestión de informes y análisis tiene que facilitar herramientas avanzadas para extraer datos y poder descargar o visualizar reportes que ayuden a visualizar los progresos del negocio al instante. La posibilidad de crear cuadros personalizados y archivos detallados en diferentes formatos es superimportante para que se puedan tomar decisiones sabias, usando una base real y no solo intuiciones. ͏
Esto resulta especialmente útil en áreas como las finanzas, el marketing, la producción y la distribución, donde un buen estudio de información puede crear la diferencia entre el éxito y el fracaso de un plan.
8. Integración total con otras herramientas de negocio
Una herramienta esencial en las organizaciones actuales como un ERP debe poder vincularse de forma efectiva con otras herramientas de software de la empresa que ya se estén utilizando y que se decida que el nuevo ERP no va a sustituir, como CRM, control horario, web o gestión documental. ͏
Esta conexión facilita la gestión y evita tener que cambiar constantemente entre aplicaciones. Esto aumenta significativamente la eficiencia del trabajo diario de todos los miembros de tu equipo y reduce la pérdida de información.
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Consejos para acertar eligiendo el ERP adecuado para tu empresa
͏Para elegir el mejor software ERP para tu pyme necesitas observar y analizar atentamente varias características clave: desde͏ unir procesos y crecimiento, adaptar los flujos de comunicación, pasando por automatizar, implementar internamente la normativa sobre seguridad, permitir acceso a análisis avanzados o formar a los equipos involucrados.
Ya sea para procesos industriales, ecommerce, educación o transporte, escoger un ERP adaptado a las necesidades específicas presentes y futuras de cada empresa es básico, ya que si se implementa una herramienta que no es la que se adapta a la medida de las necesidades de la organización, se pierde tiempo, dinero y se genera una sensación de malestar en los empleados.
Si quieres acertar, es esencial tener información actualizada y neutral, con la que poder comparar y evaluar qué herramienta se adapta realmente a tus necesidades actuales y a las futuras. Porque cada empresa tiene sus propias normativas internas y particularidades, y no todos los software ofrecen la flexibilidad que tu negocio, único como es, requiere.
En Cleverals, hemos perfeccionado la elección de las soluciones para empresas, redefiniendo cómo eliges software, de manera sencilla y efectiva. Hemos ayudado a más de 46.000 empresas a que elijan de forma libre e informada la herramienta que se alinea con las necesidades y eleva los resultados.
Si piensas implementar un ERP en tu negocio, debes analizar con cuidado las opciones que hay. Nosotros hemos dedicado horas de análisis de más de 500 soluciones y su implementación real (presupuestos, número de trabajadores, integraciones, etc.) en más de 4.300 empresas de diferentes sectores y con diferentes necesidades, para que aciertes, sin influencias, en tu elección.
